Управление проектами. Быстрый старт - стр. 47

1. Передавайте надлежащую информацию надлежащим людям в надлежащий момент. Бесполезная информация отвлекает внимание, и если она не нужна получателю, превращается в мусор или шум, засоряющий его день. Нацеливайте коммуникацию на надлежащую аудиторию.

2. Соблюдайте правила этикета электронной почты. Сообщения должны быть краткими и лаконичными. Посылайте письмо только тому, кто действительно должен знать его содержание. См. совет 1.

3. Перефразируйте смысл высказывания говорящего своими словами. Это даст ему понять, что вы действительно внимательно слушаете и заинтересованы в правильном понимании содержания информации.

4. Задавайте уточняющие вопросы. Это убедит говорящего в том, что его сообщение услышано, но вам необходима дополнительная информация для полного понимания сути сообщения. Такой способ очень полезен для прояснения сказанного.

5. Соблюдайте правила этикета голосовой почты. Оставляйте краткие и содержательные сообщения. Четко произносите слова и дважды повторите номер своего телефона, чтобы адресату не приходилось по нескольку раз перематывать кассету автоответчика.

6. Устраняйте шумы. Шум отвлекает и может отрицательно сказаться на текущей взаимодействия. Сосредоточьте все внимание на человеке, с которым вы общаетесь в данный момент, и не отвлекайтесь на посторонние предметы.

7. Пользуйтесь методом активного слушания. Активное слушание предполагает личный зрительный контакт, кивки головой в знак того, что вы внимательно и заинтересованно слушаете, уточняющие вопросы, наблюдение за невербальным поведением говорящего.

8. Формулируйте сообщения точно и по существу. При любой возможности избегайте технического профессионального жаргона и подробностей. Для обеспечения ясности и убедительности сообщения используйте следующий метод публичных выступлений: начните с общей формулировки того, что вы хотите сказать аудитории, затем скажите это и в конце кратко сформулируйте то, что вы только что сказали.

9. Комбинируйте методы взаимодействия. При выступлении пользуйтесь визуальными средствами, включайте графики и диаграммы в письменные материалы. Совмещение двух или трех методов взаимодействия очень эффективный способ помочь слушателям запомнить ваше сообщение.

10. Проявите терпение при передаче сложных идей или технической информации. Иногда приходится вдаваться в технические аспекты ситуации. В таких случаях будьте терпеливы и потратьте дополнительное время и усилия, чтобы объяснить смысл высказывания. Вам он вполне очевиден, но слушателям может не хватить опыта или знаний в технических вопросах, что потребует дополнительных усилий с вашей стороны.