Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 1
1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов. Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• организовать учет личного состава;
• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• организовать учет рабочего времени;
• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:
• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия
• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.
Документирование процедур управления персоналом – это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.
Таблица 1
Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации
Процедуры управления персоналом
Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу
Заявление о приеме на работу.
Трудовой договор (соглашение).
Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.
Личный листок по учету кадров (анкета).
Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).
Автобиография.
Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров
Коллективный договор.
Устав (положение об) организации.
Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.
Структура и штатная численность.
Штатное расписание.
Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени
График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени