Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 36

1. Применение смешанного документооборота позволяет использовать определенные преимущества как бумажных, так и электронных документов, связанные с носителем информации. В итоге всю совокупность управленческих документов можно условно разделить на две группы:

– электронные документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований;

– документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут и должны находиться электронные копии этих документов для использования возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

2. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов. Поэтому бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

4. Возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах.

5. В числе основных тенденций эволюции бумажных и электронных документов можно также выделить:

– сжатие информации и изменение видового состава документов, при котором ранее существовавшие отдельные (самостоятельные) виды бумажных документов в электронной среде трансформируются не только в аналогичные виды документов в электронной форме, но и в технологические записи и сообщения;

– структурирование информации в документах, усложнение структуры электронных документов (от простых файлов до сложных структурированных документов, которые могут быть декомпозированы по принципу фракталов).

6. Указанными обстоятельствами, а также необходимостью дальнейшей глубокой методологической проработки связанных с ними проблем можно объяснить определенные затруднения в реализации наиболее масштабных задач, прежде всего связанных с долговременным хранением электронных документов.

Как уже отмечено выше, в настоящее время без подписи не может быть ни одного официального управленческого документа.