Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 23
В современном документообороте встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (к примеру, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. Однако в указанных Правилах работа с электронными выписками из документов не регламентирована.
На практике в определенных случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа» [70]. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован и требования к электронным дубликатам документа и ситуациям их применения нормативно не закреплены.
В настоящей книге используется понятие «документы в электронной форме» как обобщенное наименование изначально электронных документов, электронных копий документов, электронных выписок из документов, электронных дубликатов документов. В конкретных ситуациях, когда речь идет об электронных документах, не имеющих бумажных подлинников (ЭД), либо электронных копиях документов (ЭКД), электронных выписках или дубликатах, даются необходимые уточнения.
Понятие «документы в электронной форме» фокусирует внимание именно на форме представления информации и в этом смысле соотносится с определением понятия «электронный документ», закрепленным Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. При этом характеристики документов, которые были рассмотрены нами ранее [119], дополним комментариями с позиций сегодняшних реалий.
1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Ранее нам приходилось отмечать, что требования к оформлению электронных управленческих документов были определены в значительно меньшей мере и касались в основном вопросов использования электронной цифровой подписи. Сейчас ситуация изменилась. Требования к электронным документам регламентируются в рамках конкретных информационных систем и технологий взаимодействия. Наиболее важные требования для межведомственного информационного взаимодействия устанавливаются на уровне государственного регулирования. К примеру, такие требования содержатся в Постановлении Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» [36], в совместном приказе Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 186/258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» [57].