Справочник по делопроизводству - стр. 28
Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:
1. Положением о подразделении.
2. Инструкцией по виду деятельности подразделения.
3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения.
4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения[58].
5. Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3–5 лет[59].
6. Типовыми и примерными номенклатурами дел.
7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8. Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.
Рис. 3.3.
Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:
1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;
4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.
Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
основное содержание дела;
состав помещаемых в него документов;
их функциональную и видовую принадлежность.
В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов[60]:
1. Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.).
2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).
3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).
4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело.
5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело.
6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело.