С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит - стр. 16
Если раньше постоянное нахождение на связи было исключением или распространялось лишь на аварийные службы, то сегодня это стандарт: 66 процентов всех сотрудников остаются на связи вне своего рабочего дня. 29 процентов из них доступны в любое время, то есть даже в отпуске, по воскресеньям и в праздничные дни[5].
Избавьтесь от диктата почтового бескультурья и информационной перегрузки, следуя следующим советам.
1. Перерыв. Отключите автоматическое уведомление о входящих сообщениях. Будь то «плинк» или мигающая иконка конверта – каждый раздражитель отвлекает вас как от работы, так и от отдыха. То, что кто-то только что нажал кнопку «отправить», вовсе не означает, что вам необходимо бросить все и ответить на его письмо в тот же момент.
2. Начинайте рабочий день со спокойного обзора всех новых сообщений. При этом не отвечайте на них сразу! Для начала пометьте флажком те сообщения, в которых содержатся задания или на которые вам необходимо ответить[6]. Затем, на втором этапе, твердо решите, будете ли вы с ходу формулировать быстрые ответы или же предпочтете посвятить себя одной из важных задач дня, а уже потом ответите на новые запросы. Помните, что отправитель понятия не имеет, когда именно вы проверяете свою электронную почту, в 8 или 10 часов утра, – так что не нервничайте!
3. Фиксированные промежутки времени. Не стесняйтесь выбрать конкретное время суток под разбор почты в целом и конкретный временной период, который вы посвятите каждому блоку писем (например, двадцать минут утром, тридцать минут днем), и постарайтесь сделать так, чтобы эти процедуры разумно вписались в ваш рабочий процесс.
4. Есть ли у вашей компании четкие рекомендации относительно «доступности»? Придерживайтесь их. Таких нет? Тогда предложите свои! Пару советов, как лучше это сделать, вы найдете ниже.
5. Обращение с письмами-копиями. Твердо решите в вашей компании или команде, как вы будете обходиться с электронными письмами-копиями, самыми большими пожирателями времени из всех. Например: «Как правило, электронные письма через CC (carbon copy) запрещены в нашей компании». Четко определите размер «штрафа»: пять евро в коллективную кассу, попойка за счет «спамеров». Будьте креативны – большинство проблем можно решить с помощью всего лишь капли юмора. Остальные не согласны? Тогда четко заявите, что вы больше не читаете электронные письма-копии. Точка.
6. По одному письму на каждый запрос. Если вы хотите прояснить несколько деталей с одним и тем же адресатом, лучше всего отправлять по каждому запросу отдельное письмо – с вопросом или с конкретным моментом, который следует указать в теме сообщения. Таким образом, вам не придется разгребать гору информации в каждом из последующих писем.