Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата! - стр. 11
Лучше делать что-то одно в отведенное время.
Последние исследования подтверждают неэффективность многозадачности. Человечество до сих пор не придумало ничего лучше, чем сосредоточенно делать одно дело, не распыляясь. А некоторые исследования утверждают, что многозадачность не только замедляет общий темп, но и делает вас – внимание – глупыми!
В любом случае, даже в рамках многозадачности вы в каждый момент времени делаете что-то одно, не так ли? Бывает, что вам нужно сделать пять дел, но я уверен, что вы не делаете все пять одновременно. Вы пишете письмо. Затем перестаете писать и звоните кому-то. Закончив разговор, вы возвращаетесь к письму. К вам заходит коллега с каким-то вопросом. Вы отвлекаетесь от письма и отвечаете коллеге, и так далее. Так что забудьте про многозадачность. Сосредоточьтесь на том, что делаете в данный момент, и не отвлекайтесь ни на что.
Группировка
Группировка задач – отличный способ сохранить сфокусированность и повысить эффективность. Группировать в данном случае – значит заниматься одним конкретным делом в течение часа или двух. В это время ничто не должно отвлекать вас: ни электронная почта, ни жужжащие уведомления на смартфоне, ни серфинг в сети и т. п.
Никогда не замечали, что вы начинаете делать все быстрее, когда делаете что-то одно в течение часа? Группировка задач: час на переписку, час на телефонные разговоры и т. п. позволяет значительно повысить эффективность и скорость выполнения работы, поскольку вы не тратите силы на удержание внимания, переключаясь с одного дела на другое (или когда вас отвлекают). Проанализируйте список задач и решите, как их сгруппировать. Я обычно группирую такие задачи: планирование, ответы на письма, чтение, работа с рукописью, звонки, встречи, работа по дому, шоппинг и т. п.
6. Организованность
Каждые 5 минут, потраченные на организацию, принесут вам час свободного времени. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы заниматься организацией, не так ли? У вас весь стол завален бумагами и обклеен стикерами с напоминаниями? Если бы только у вас была лишняя минутка, вы бы точно занялись организацией времени, да?
Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо…
Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!
К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.
Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.