PROзакупки. Полный курс для предпринимателей - стр. 44
Для начала необходимо установить порог, при котором начинается процедура торгов. Например, сумма заявки на закупку в размере 20 000 руб. не предполагает проведения процедуры конкурентных торгов. В политике может быть четко закреплено, что организация торгов осуществляется при заявке на закупку от 100 000 руб. Разумеется, это условная сумма, и компания сама определяет свои лимиты. Более того, в закупочной политике конкретно устанавливается уполномоченный орган, имеющий право проводить тендерные процедуры. Как правило, это сотрудники службы закупок, но в случае необходимости можно оговорить в закупочном регламенте вовлечение узкоспециализированных профессионалов для комплексных проектов.
Определив правила проведения конкурентных торгов, рекомендую подробно описать механизм от запроса коммерческого предложения до оценки поставщика и его официального утверждения.
Информируйте потенциальных поставщиков о том, на какие требования необходимо обратить внимание при подготовке коммерческих предложений в рамках организации конкурентных торгов. В ведущих компаниях речь может идти об интеграции цифровых платформ между организатором тендера и поставщиками.
Для оптимизации процедуры конкурентных торгов некоторые организации вводят в закупочную политику понятие «предпочтительный поставщик» – это проверенный временем и получивший официальную аттестацию и авторизацию надежный поставщик внутри организации. Формат работы с предпочтительным поставщиком предполагает наличие нескольких поставщиков, но организация в этом случае принимает решение приобрести товары или услуги у конкретного партнера, качество и параметры которого полностью удовлетворяют бизнес-потребности. Это стратегические отношения на уровне глубокой коллаборации, при которой отпадает необходимость организовывать регулярные конкурентные торги.
Еще один способ, который следует зафиксировать в закупочной политике, – приобретение товаров и услуг у единственного поставщика.
Единственный поставщик – это сценарий, при котором для приобретения товаров и услуг доступен только один источник или поставщик. Часто это происходит в сфере закупки IT-услуг, компании которых разрабатывают уникальные программные продукты для конкретной организации.
В этом разделе рекомендую подробно описать отношение организации к нарушению этических норм и способы разрешения потенциальных конфликтов интересов.
Допустим, специалист по закупкам знает, что компания довольно часто занимается закупкой компьютерной техники и IT-фурнитуры. Его близкий родственник открывает интернет-магазин по продаже компьютерной техники и становится поставщиком компании. Это прямой конфликт интересов. Закрепите в закупочном регламенте принципы, направленные на устранение конфликта интересов.