PROзакупки. Полный курс для предпринимателей - стр. 40
Стоит отметить, что малым предприятиям политика закупок может и не потребоваться, поскольку владельцам такого бизнеса не нужны письменные инструкции для принятия решений. По мере роста компании руководство начинает заниматься стратегическими задачами и делегирует повседневные решения в сфере закупок уполномоченному отделу закупок или снабжения. Наступает подходящее время для разработки закупочной политики с учетом уникальных особенностей организации.
Прежде чем описывать преимущества, структуру и цели закупочной политики, я бы хотел обратить внимание на ряд принципов, которые помогут вам систематизировать и в дальнейшем облегчить коммуникацию с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
В интернет-пространстве можно с легкостью найти множество примеров закупочных политик едва ли не на сотни страниц, написанных сухим академическим языком. Но для кого мы пишем политику закупок? Для отдела закупок? Для сотрудников других бизнес-подразделений? Для внешних аудиторов и проверяющих органов? Как сотрудник отдела закупок в разных компаниях, отмечу, что политика разрабатывается для сотрудников компаний, которым следует понимать, как функционирует закупочная система в организации. Как правило, мало кто читает документы объемом в десятки страниц с различными схемами, сложными определениями и формулировками. В то же время небольшой по содержанию документ, написанный доступным для понимания языком, облегчит сотрудникам изучение закупочной политики, повысит его «легитимность» и вероятность надлежащего использования.
Насколько объемной должна быть политика закупок? Все зависит от многих факторов, начиная от размера организации и заканчивая ее целями и задачами. Рекомендую коммерческим организациям разрабатывать закупочную политику объемом не более 10–12 страниц. На мой взгляд, в рамках этого объема вполне возможно охватить базовые закупочные элементы, хотя, как показывает практика, нередки случаи существования закупочных политик и регламентов на сотни страниц.
В данном документе обязательно нужно уделить внимание такому деликатному вопросу, как конфликт интересов. Для ясности можно привести пример: в вашей организации сотрудник Н. может быть ответственен за непрямые закупки. Если сотрудник Н. обращается в компанию, занимающуюся оказанием клининговых услуг, директор которой – его близкий родственник, – это конфликт интересов. Иными словами, обязательно обращайте особое внимание на понятия и процессы, которые могут быть некорректно интерпретированы сотрудниками.