Петр I. Том 3 - стр. 96

Указ о порядке производства дел в иностранной коллегии мы застаем только в 1720 году, от 13-го февраля. В важных случаях президент и вице-президент должны были созывать на обсуждение дел всех или нескольких действительных тайных советников, из которых первенствующее значение имели советники тайной канцелярии (Остерман и Степанов). Они должны были сочинять грамоты к иностранным государям, важнейшие рескрипты, резолюции и декларации, требующие великого секрета, а прочие, не так важные, поручать составлять своим секретарям, которые значились по экспедициям: на российском, польском, турецком и других иностранных языках.

28 февраля 1720 года составлен был генеральный регламент о порядке занятий и движении дел во всех коллегиях. Заседания происходили в каждой коллегии по понедельникам, вторникам, средам и пятницам, а по четвергам президенты всех коллегий должны были съезжаться в сенатскую палату, где им положено было находиться пять часов. По особенно важным делам они обязаны были съезжаться, несмотря ни на дни, ни на часы. За неприбытие в должность член коллегии наказывался за каждый просроченный час вычетом из жалованья, следуемого ему за неделю. Царский указ должен исполняться немедля, не далее как через неделю, исключая случаев, когда необходимыми окажутся справки с губерниями и провинциями, но и тут было рассчитано время и пространство: положено было считать по два дня на 100 верст, и во всяком случае более шести недель не протягивать справки. Дела челобитчиков следовало вершить по реестру не долее шести месяцев, под опасением штрафа 30-ти рублей за день. Дела казенные разбирались прежде частных. Все дела решались большинством голосов, а когда голоса разделялись поровну, то голос президента давал перевес. Отсутствие члена, хотя бы самого президента, не останавливало дела. Коллегиям давалось вакационное время: среди лета на четыре недели, зимние Святки, начиная с праздника Рождества Христова до праздника Богоявления, первая и последняя недели Великого Поста, неделя сырная и неделя пасхальная. Но все члены не могли отлучаться разом. В другое время, по мере надобности, президенты и вице-президенты получали отпуски более чем на восемь дней от государя, другие же служащие в коллегиях – от президента. Хозяином всего делопроизводства в коллегии был секретарь или начальник канцелярии, но при решении дел он голоса не имел. Нотариус вел протоколы, актуариус заведовал корреспонденцией, регистратор вел реестры входящих и исходящих дел, и при коллегии был еще особый переводчик. Канцелярские служители занимались письмоводством по указанию секретаря. У президента каждой коллегии была своя особая комната и свой особый секретарь, зависевший только от президента. Все коллегии находились под ведением сената, без его одобрения не могли печатать своих приговоров и указов, а если полагали, что сенат требовал исполнения чего-нибудь противного интересам царского величества, то должны были учинить письменное представление самому государю. В случае смерти или выбытия члена, место его замещалось баллотировкою в сенате. Служащие в коллегиях за преступления, содеянные ими, судились в тех же коллегиях. Каждая коллегия имела свою собственную печать, а в коллегии иностранных дел хранилась государственная печать, которою печатались грамоты к иностранным государям и малороссийским гетманам. При каждой коллегии устраивались две прихожих камеры для посетителей, но так, чтоб «люди знатного характера от подлых различены были». Прошение следовало подавать непременно в здании коллегии, а не на домах у президентов. Над каждой коллегией наблюдал особо назначенный фискал, сообщавший свои доносы генеральному фискалу.