Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 4
Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности – это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.
Определение: документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[3].
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Определение: средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.
Определение: электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме[4].
Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.
Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом[5].
Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.
Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы, как официальные, таки служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.
Определение: юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера[6].
Определение: юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия[7].
Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.
Определение: реквизит – элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст)[8].
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.