Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 33
В письмах используют следующие формы изложения:
✓ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
✓ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
✓ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОАО «Сфера» считает возможным»).
Страницы текста нумеруют, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.
В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Например: в соответствии с письмом Правительства Московской области от 17.07.2015 № 02–08/2712 «О планировании…».
Организация самостоятельно определяет:
✓ тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
✓ размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
✓ возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
✓ размер междустрочных интервалов;
✓ способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
✓ необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.
В Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов, разработанных ВНИИДАД в 1998 г., даются примеры различных вариантов обращения:
✓ Уважаемый господин (фамилия)!
✓ Уважаемая госпожа (фамилия)!
✓ Уважаемые господа!
✓ Уважаемый господин Председатель!
✓ Уважаемый господин Мэр!
✓ Уважаемый господин министр!
✓ Уважаемый Николай Петрович!
✓ Уважаемая Анна Андреевна!
✓ Уважаемые коллеги!
Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
Согласно нормам русского языка, запятая здесь не нужна. С другой стороны, в сложившейся практике русского письма после таких слов запятую ставить принято: это связано с ориентацией на английское письмо («Love, Ann» – «С любовью, Энн»). Хотя у англичан в аналогичном случае нормы этикета эпистолярного жанра не противоречат нормам пунктуации. Выбор остается за автором: предпочитает он следовать за сложившейся практикой или за правилами русской пунктуации. Ошибки в любом случае не будет. Но при деловой переписке лучше отдать предпочтение варианту с запятой.
Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: