Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника - стр. 5

Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет – чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед… Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.

Не забудем, что, выходя на работу впервые, новый ассистент практически ничего не знает о своем шефе, кроме фамилии, имени, отчества, в лучшем случае, возраста и образования. На сайте компании никто не напишет, какой у начальника характер, не познакомит с его привычками и вкусами, не предупредит, что по утрам он бывает не в лучшем настроении. Помощнику еще предстоит узнать о его семье, о том, какие цветы он предпочитает дарить жене, запомнить дни рождения ее и детей. То есть «правая рука» босса должна знать о нем не меньше, чем тот знает о себе сам.

Профессиональный ассистент узнает всю необходимую информацию за три первых дня – ненароком, тактично, но в подробностях. Если же вы берете новичка в профессии, лучше позаботиться об этом самому и составить свое небольшое «резюме» для помощника. Это поможет избежать в ближайшем будущем недоразумений и конфликтов. И сберечь время и нервы.

Отдельный вопрос – о том, как разговаривать с помощником: на «ты» или на «вы». По опыту скажу, что вежливая форма обращения предпочтительнее. Во-первых, чтобы не выходить за дозволенные границы отношений. Во-вторых, дистанция позволяет успешно строить деловую коммуникацию. Как бы ни были близки шеф и ассистент, все же они – не друзья-приятели, а начальник и сотрудник. Об этом важно помнить всегда.

Мы уже говорили о том, что ассистента лучше всего приглашать на самой начальной стадии, когда только пришла идея запустить проект. Если бизнес большой, а направлений несколько, хорошо бы найти отдельного ассистента на каждое из них. Самое главное – ценный конечный продукт или результат. Чаще всего результат работы помощника – прибыль. Каждый ассистент – неважно, составляет ли его заработная плата 10 тысяч, 50 или 300–500 тысяч рублей, – должен окупаться.

Например, если вы приглашаете помощника на 300 тысяч рублей, то ждете, что это будет «акула», которая принесет в компанию денег гораздо больше своей зарплаты. И не советую вам экономить на заработке ассистента – жадность дороже обойдется. Хотя, если увидите, что человек эти деньги попросту просиживает, надо от него избавляться. Впрочем, может быть, вы просто не сумели найти к нему подход или не обозначили задачи так, как требовалось?