Деловое письмо - стр. 19

в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;

б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;

в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.

Уточненный черновик:

а) перечитывается;

б) повторно редактируется и корректируется;

в) оформляется в исправленном варианте.

С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные:

– приветствие (иногда в сочетании с обращением);

– заключительная формула вежливости;

– подпись.

Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.

Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:

а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);

б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;

в) оформление приложений (если таковые имеются);

г) подписание письма;

д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);

е) отправку по указанному на конверте адресу.

Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем

а) пример письма-просьбы:

Генеральному менеджеру АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин…!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).

С уважением,

заместитель генерального директора по маркетингу

АО “Аэлла”

И. О. Фамилия;

б) пример письма-сообщения:

Исполнительному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Многоуважаемая Имя Отчество!

Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.