Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий - стр. 15

Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат – предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон № 402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение как минимум года.

Исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении – рубли и, например, штуки;

• должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;

• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты – добавляете. Не нужно в условной шаурмячной – убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой – вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.