Бизнес в порядке! Самоучитель для менеджеров и бизнесменов по внедрению CRM и других «эм» - стр. 24
Идеальное размещение по местам проверяется просто. Можете ли вы найти эту вещь в полной темноте с одного подхода? Можете ли вы вслепую сунуть руку в сумку и достать нужную вещь, не подглядывая?
Зачем все это нужно при автоматизации? У вас будет множество сущностей, списков, документов, процессов. И у каждого из них должно быть свое место. Это и есть система распределения. По каким принципам вы будете группировать отдельные элементы? Что будет общим, а что частным? Что родительским, а что дочерним? Это важные вопросы. Чтобы быстро находить на них ответы, нужно тренировать соответствующее отношение в повседневной жизни.
• Система хранения файлов, фотографий, видеозаписей, в том числе и личных.
Этот подход – продолжение предыдущего навыка. Попробуйте себе регулярно задавать вопрос «Где место у этого файла?». Или можно перенести себя в будущее и спросить: «Когда мне понадобится этот файл, где я буду его искать?».
Попробуйте для себя определить, какие единые принципы для хранения информации вы можете использовать. В Task & Solution Marketing мы определили такую систему хранения файлов проектов:
– Первый уровень. Папки с названиями клиентов (сортировка по алфавиту).
– Второй уровень. Папки с номерами и названиями проектов (сортировка по возрастанию номеров).
– Третий уровень. Папки с назначением файлов:
• 1_Материалы (здесь все, что пришло от клиента).
• 2_Разработка (здесь все, что сделала проектная команда).
• 3_Исполнителю (здесь все, что отправляется внешним подрядчикам).
• 4_Клиенту (здесь все, что отправляется заказчику).
Это единый принцип для любой папки проекта, поэтому каждый участник проектной команды знал, куда что положить и где что взять в любом каталоге.
Если вы напишете мне письмо [email protected] с темой «Структура диска», то я отправлю вам структуру всех остальных файлов компании TSM.
• Чистый рабочий стол (обычный и компьютерный).
Это продолжение грамотной работы с файлами. Что чаще всего на него попадает? Информация, у которой нет места в хранилище. Мы не знаем, куда ее определить и кидаем на стол: пусть тут полежит, потом разберемся. Но «потом» не случается, и стол захламляется. Если на вашем рабочем столе скапливается больше десяти отдельных файлов и папок, то пора учиться регулярной очистке. Иначе вы быстро запутаетесь в файлах корпоративного портала и запутаете всех остальных сотрудников.
• Регулярная очистка диска.
Еще один навык в борьбе с захламлением – регулярная очистка папок хранения оперативной информации, например, папки «Загрузки». Назначьте себе день для наведения порядка на нем. Что-то из забытого перенесите в целевые каталоги, что-то ненужное удалите. Этот навык нужен не для того, чтобы на вашем диске стало свободнее, а для того, чтобы у вас появился навык разбора данных. Пригодится, когда вы будете разбирать данные в CRM.